Bekanntmachung unserer internen Meldestelle für Hinweise gem. Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Liebe Kolleginnen und Kollegen, liebe Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner,

wir möchten darüber informieren, dass wir eine interne Meldestelle für das Hinweisgeberverfahren gem. dem neuerlich geltenden Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) eingerichtet haben.

Diese Meldestelle ist unter https://sooii-gmbh.hinweis.digital/ erreichbar.
Die Meldestelle dient dazu, einen sicheren und vertraulichen Kanal für die Meldung von Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften oder interne Richtlinien zu bieten. Der gemeldete Verstoß muss bei uns als Arbeitgeber und/oder Geschäftspartner vorliegen. Private Fehlverhalten sind vom HinSchG nicht erfasst. Auch allgemeine Beschwerden über Servicequalität und Unternehmenspolitik fallen nicht unter den Hinweisgeberschutz. Bitte keine Informationen, die einer ärztlichen oder anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht unterfallen übermitteln. Auch für Notfälle ist das Hinweisgebersystem der falsche Kanal, da keine 7/24-Besetzung gewährleistet werden kann. Die Meldung muss sich auf objektiv nachvollziehbare, tatsächliche Anknüpfungspunkte beziehen, also keine reine Spekulation oder “Hörensagen”.

Wenn eine Kenntnis von möglichen Verstößen vorliegt, ermutigen wir alle, die Meldestelle zu nutzen. Die Meldung kann direkt über unser Portal https://sooii-gmbh.hinweis.digital/ eingereicht wird. Das ist möglich in Textform (ggf. mit Anlagen) oder als Sprachnachricht. Auch anonyme Meldungen sind möglich - in diesem Fall werden nach der Meldung anonyme Zugangsdaten zu dem Fall bereitgestellt, so dass anonym weiter kommuniziert und Rückmeldung gegeben werden kann. Auch persönliche Termine sind möglich und können mit dem Meldestelle-Beauftragten über das Portal vereinbart werden. Dieser wird Vorschläge für ein vertrauliches und sicheres Treffen unterbreiten.

Wichtig zu wissen ist, dass alle Meldungen vertraulich behandelt werden und dass die Identität der meldenden Person geschützt wird. Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die eine Meldung machen, werden nicht toleriert und stehen auch gesetzlich unter Sanktion. Auch wenn eine anonyme Meldung möglich ist, ermutigen wir zur Benennung von Kontaktdaten, da anderenfalls im Fall einer Offenlegung nicht darauf berufen werden, dass keine geeignete Folgemaßnahmen ergriffen wurde oder es keine Rückmeldung über das Ergreifen einer solcher Folgemaßnahme kommuniziert worden ist. Ferner ist unklar, wer in dem Fall den Schutz gegen Repressalien genießt. Nicht geschützt sind Hinweisgeber, die fahrlässig oder vorsätzliche falsche Anschuldigungen (Verleumdungen) einreichen.

Die Meldestelle wurde von der sooii GmbH an einen spezialisierten Dienstleister mit erfahrenen und gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichteten externen Meldestellenbeauftragten ausgelagert. Sie gewährleisten eine seriöse und vertrauliche Behandlung aller Anfragen, ohne die Identität der Hinweisgeber preiszugeben.

Weitere Fragen können gerne über das Meldestellenportal an das Meldestellenteam gestellt werden. Weitere Informationen zum Datenschutz sind in unserer Datenschutzerklärung zu finden. Nach §11 Abs. 5 HinSchG sind Meldungen 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens aufzubewahren.

In diesem Zusammenhang möchten wir auch darauf hinweisen, dass es ein Wahlrecht gibt, ob die Meldung bei unserer internen Meldestelle abgeben wird oder eine externe, also behördliche Meldestelle kontaktiert wird, z.B. das Bundesamt für Justiz

Mit freundlichen Grüßen
sooii GmbH